PENGERTIAN SURAT
Surat adalah alat komunikasi
yang dibuat secara tertulis untuk menyampaikanberita/informasi dari
seseorang/lembaga/instansi kepada seseorang/lembaga/instansi denganmengikuti
aturan dan bentuk tertentu.Untuk dapat membuat surat yang baik, Anda harus
memenuhi
Criteria di bawah ini,yaitu:
1.
Bahasa yang digunakan sesuai dengan
etika, estetika, dan logika
2.
Menarik, padat, dan jelas.
3.
Bahasa yang digunakan dapat mewakili
isi dan tujuan surat
Selain memiliki kriteria, surat juga
memiliki fungsi, yaitu:
1.
Duta penulis/organisasi, untuk
berhadapan dengan teman bicara sehingga isi suratmenggambarkan citra penulis.
2.
Dokumen tertulis, yaitu untuk bukti
nyata hitam di atas putih.
3.
Pedoman kerja, untuk membuat
keputusan/kebijakan berikutnya.
4.
Alat pengingat, yaitu dapat
diarsipkan dan dilihat jika diperlukan.
5.
Bukti historis/sejarah, yaitu
menggambarkan perkembangan sebuah instansi/lembaga.
Format Menulis
Surat
Bentuk penulisan surat atau format
surat yang lazim dipergunakan ada 5 bentuk, yaitu :
1.
Bentuk lurus penuh (full block
style)
2.
Bentuk lurus (black style)
3.
Bentuk setengah luru (semi block
style)
4.
Bentuk lekuk (indented style)
5.
Bentuk paragraf menggantung (hanging
paragraph)
JENIS-JENIS SURAT
A.
Menurut kepentingan dan pengirimnya,
surat dapat dikelompokkansebagai berikut :
1.
Surat Pribadi. Yaitu surat yang
dikirimkan seseoarang kepada orang lain atau suatu organisasi/instansi. Surat
pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut
kepentingan pribadi
Ciri-ciri
surat pribadi seperti berikut.(1) Tidak menggunakan kop surat/kepala surat, (2)
Tidak menggunakan nomor surat, (3) Salam pembuka dan penutup surat bervariasi, (4)
Penggunaan bahasa bebas, sesuai dengan keinginan si penulis surat.Yang termasuk
surat pribadi adalah :
a.
Surat keluarga
b.
Surat lamaran pekerjaan.
Untuk membuat surat lamaran
pekerjaan perlu memperhatikantahap-tahapnya yaitu : Sumber informasi, Pedoman
penulisan, Lampiran yang diminta, Proses pengajuan surat lamaran.Pada bagian
tanda tangan surat lamaran seringkali suatu kantor khususnya kantor pemerintah menghendaki
perlunya dibubuhi materai.Isi surat lamaran terdiri dari: Tempat dan tanggal
surat, Alamat surat, Perihald. Salam pembukae. Kalimat pembukaf. Data pribadig.
Data lampiranh. Kalimat penutupi. Kata penutup j. Tanda tangan dan nama
jelask. Materai jika diminta. Biasanya pelamar melengkapi surat lamarannya
dengan melampirkan :Daftar Riwayat Hidup, Foto Copy Ijasah 3. Foto Copy KTP
dan 4. Pas foto
c.
Surat perijinan
2.
Surat Resmi Adalah surat yang
disampaikan oleh suatu instansi/lembaga kepada seseorang ataulembaga/instansi
lainnya.Surat resmi (surat dinas) terbagi atas beberapa bagian, yaitu:
a.
Surat dinas pemerintah, yaitu surat
resmi yang digunakan instansi pemerintah untuk kepentingan adminiustrasi
pemerintahan.
b.
Surta niaga, yaitu surat resmi yang
dipergunakan oleh perusahaan atau badan usaha..
c.
Surta sosial, yaitu surat resmi
yanng dipergunakan oleh organisasi kemasyarakatan yangbersifat nirlaba (
nonprofit).Bagian-bagian surat resmi:1. Kepala/kop surat, terdiri dari- Nama instansi/lembaga, ditulis dengan
huruf kapital/huruf besar- Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi
huruf besar dan kecil- Logo instansi/lembaga, 2. Nomor surat, yakni urutan
surat yang dikirimkan, 3. Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain
surat, 4. Hal, berupa garis besar isi surat5. Tanggal surat (penulisan di
sebelah kanan sejajar dengan nomor surat), 6. Alamat yang dituju (jangan
gunakan kata kepada), 7. Pembuka/salam
pembuka (diakhiri tanda koma), 8. Isi surat(-Uraian isi berupa uraian hari,
tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil,
terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD)
haruslahmenyesuaikan). 9. Penutup surat 10. Penutup surat, berisi- salam
penutup- jabatan- tanda tangan- nama (biasanya disertai nomor induk pegawai
atau NIP), 11. tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan
tentang adanya suatukegiatan.
3.
Memo aalah Alat komunikasi bertulis
di dalam jabatan sendiri untuk berhubung secara rasmi. 2. Menurut isinya, surat
dapat dikelompokkan sebagai berikut: a. Surat pemberitahuanb. Surat
keputusan. c. Surat perintah.d. Surat permintaane. Surat panggilanf. Surat
peringatang. Suirat perjanjianh. Surat laporani. Surat pengantar, j. Surat penawarank. Surat Pemesanan. Surat undangan dan.
Surat lamaran pekerjaan. 3. Menurut
sifatnya surat dapat diklasifikasikan sebagai berikkut : a. surat biasa,
artinya, isi surat dapat diketahui oleh oranng lain selain yangn dituju. b.
surat konfidensial ( terbatas), maksudnya, isi surat hanya boleh diketahui oleh
kalangantertentu yang terkait saja. c. surat rahasia, yaitu surat yang isinya
hanya boleh diketahui orang yang dituju saja. 4. Berdaraskan banyaknya sasaran,
surat dapat dikelompokkan menjadi surta biasa, suratedaran, dan surat
pengumuman. 5. Berdasarkan tingkat kepentingan penyelesainnya, surat terbagi
atas surat biasa, surat kilat,dan surat kilat khusus. 6. Berdasarkan wujudnya,
surat terbagi atas surat bersampul, kartu pos, warkatpos, telegram,teleks atau
faksimile, serta memo dan nota. 7. Berdasarkan ruang lingkupo sasarannya, surat
terbagi atas surat intern dan surat ekstern.